I. Quy định gửi bưu phẩm là các loại giấy tờ, tài liệu, hóa đơn, chứng từ…
1. Chuẩn bị.
Trước khi gửi bưu phẩm là giấy tờ, tài liệu.. khách hàng cần chuẩn bị các công việc sau:
1.1. Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, tài liệu, hóa đơn… cần gửi.
1.2. Đảm bảo chắc chắn các hóa đơn, chứng từ hoặc tài liệu cần gửi có nội dung không vi phạm các điều khoản cấm gửi của Ecotrans và theo pháp luật hiện hành.
1.3. Ghi đầy đủ các thông tin về người gửi, người nhận theo từng bưu phẩm gửi trên phong bì hoặc bên ngoài bưu gửi. Trong một số trường hợp bắt buộc người gửi phải cung cấp thông tin người nhận một cách đầy đủ ( bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ ) để dịch vụ chuyển phát được triển khai một cách có hiệu quả nhất.
1.4. Đảm bảo các khâu chuẩn bị bưu gửi được hoàn thành trước thời gian cắt hàng do Ecotrans quy định.
1.5. Liên hệ tới Ecotrans để báo lấy bưu phẩm chuyển phát.
1.6. Đối với các trường hợp có yêu cầu đặc biệt về nhận, phát, yêu cầu sử dụng các dịch vụ chuyển phát đặc biệt khách hàng cần thông báo cho Ecotrans để nhận được sự tư vấn chính xác về khả năng triển khai dịch vụ theo ý người gửi, thời gian nhận – phát, cước phí dịch vụ và các yêu cầu phát sinh khác. Sự thông báo này sẽ giúp bưu phẩm của Quý khách được chuyển đi theo đúng yêu cầu của người gửi.
2. Đóng gói
2.1. Tất cả các loại bưu gửi thuộc loại này phải được đóng gói. Vật liệu đóng gói có thể bằng phong bao, nylon, carton hoặc các vật liệu mềm khác.
2.2. Khách hàng cần dán kín hoặc niêm phong ( bằng dấu hoặc chữ ký ) đối với một số loại giấy tờ quan trọng hoặc khách hàng cho là cần thiết ( đặc biệt là các loại giấy tờ như hóa đơn, hộc chiếu, hồ sơ thầu…)
2.3. Khách hàng có thể tự đóng gói hoặc yêu cầu Ecotrans đóng gói. Ecotrans sẽ tư vấn cho khách hàng về yêu cầu đóng gói trong từng trường hợp cụ thể.
3. Gửi bưu phẩm.
3.1. Ghi đầy đủ thông tin bưu gửi trên vận đơn hoặc kiểm tra lại thông tin trên vận đơn nếu nhân viên của Ecotrans ghi thông tin.
3.2. Khai báo loại hình dịch vụ muốn sử dụng để chuyển phát bưu gửi.
3.3. Khai báo nội dung của bưu gửi lên trên vận đơn ( ví dụ như tài liệu hay hóa đơn, hộ chiếu …) Đối với các bưu gửi là hóa đơn VAT, ngoài việc kê khai loại hình là hóa đơn, khách hàng cần ghi rõ số hóa đơn lên trên bill gửi.
3.4. Kiểm tra lại thông tin về số lượng, trọng lượng, cước phí ( nếu có ) được kê khai trên vận đơn.
3.5. Ký vào phần người gửi trên vận đơn gửi và giữ lại một niên ( niên hồng ) để làm cơ sở xác minh hoặc khiếu nại.
II. Quy định gửi bưu phẩm là hàng hóa.
1. Chuẩn bị gửi.
1.1. Chuẩn bị hàng hóa cần gửi ( về số lượng, trọng lượng, chủng loại….)
1.2. Kiểm tra với Ecotrans về danh mục hàng hóa cần gửi có thuộc danh mục cấm gửi của nhà nước hoặc của hàng không Việt Nam hay không.
1.3. Chuẩn bị các loại giấy tờ hóa đơn chứng từ đi kèm hàng hóa gửi. Đối với một số loại hàng hóa đặc biệt hoặc số lượng lớn, yêu cầu này là bắt buộc.
1.4. Chuẩn bị đầy đủ thông tin người gửi, người nhận.
1.5. Liên hệ tới Ecotrans để thông báo về việc lấy bưu phẩm. Khách hàng cần cung cấp cho Ecotrans các thông tin về hàng hóa cần chuyển bao gồm chủng loại ( là hàng hóa thông thường, hàng giá trị cao hay hàng hóa đặc biệt …), số lượng ( số kiện, trọng lượng… ), nơi đến, hình thức chuyển phát ( chuyển phát nhanh, chuyển thường hay hỏa tốc …) … để Ecotrans có thể tư vấn cho khách hàng một cách chi tiết về dịch vụ, các yêu cầu đóng gói hoặc vận chuyển…và sắp xếp phương tiện để vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
2. Đóng gói.
Việc đóng gói là cần thiết và quan trọng trong quá trình vận chuyển. Nó giúp hạn chế tối đa các hư hỏng cơ học xảy ra trong quá trình vận chuyển. Đối với một số loại hàng hóa như máy móc, linh kiện điện tử giá trị cao, hàng dễ vỡ, hàng hóa đặc biệt hoặc có tính chất nguy hiểm… thì yêu cầu đóng gói là bắt buộc. Mỗi loại hàng hóa sẽ có quy cách và yêu cầu đóng gói riêng. Khách hàng có thể tự đóng gói nếu đáp ứng đc các quy chuẩn về đóng gói hoặc yêu cầu Ecotrans thực hiện nhiệm vụ này.
2.1. Kiểm tra và thông báo cho Ecotrans biết về tình trạng đóng gói của hàng hóa gửi. Ecotrans sẽ tư vấn cho quý khách biết có cần phải đóng gói hay không.
2.2. Nếu tự đóng gói, khách hàng có thể tham khảo phần hướng dẫn đóng gói tại website này để đảm bảo quá trình đóng gói của quý khách đáp ứng được các quy chuẩn từ nhà vận chuyển.
2.3. Nếu khách hàng yêu cầu Ecotrans cung cấp dịch vụ đóng gói, khách hàng cần dự trù thời gian đóng gói để không ảnh hưởng đến thời gian phát của hàng hóa bưu gửi.
2.4. Các loại hàng hóa bắt buộc phải đóng gói: ( gỗ, xốp, ván ép..)
– Linh kiện điện tử, hàng giá trị cao.
– Máy móc, thiết bị.
– Laptop, điện thoại di động.
– Hàng thực phẩm, đông lạnh.
– Hàng dễ vỡ, hàng có hình dạng đặc biệt hoặc có các đặc tính vật lý có thể gây ảnh hưởng tới các hàng hóa khác.
3. Gửi bưu phẩm.
3.1. Ghi đầy đủ thông tin người gửi, người nhận lên vận đơn.
3.2. Kê khai các thông tin về loại hình dịch vụ lựa chọn, chủng loại và số lượng hàng hóa cần chuyển, các yêu cầu đóng gói, các hóa đơn chứng từ kèm theo hàng gửi…
3.3. Kiểm tra lại các thông tin trên vận đơn và bàn giao hàng gửi cho nhân viên giao nhận của Ecotrans.
3.4. Ký xác nhận vào mục người gửi và giữ lại niên hồng để làm cơ sở xác minh hoặc khiếu nại khi cần thiết.
.
